・背景
サムライズムでは創業より一貫して生産性を向上するソリューションを提供しております。またお客様の生産性を向上させるだけでなく、サムライズム自身も生産性を向上してお客様の迅速にお応え出来るよう、最適化された販売管理システムを内製しており、ご依頼より最短で1分ほどで見積の作成や商品の納品を行える体制を整えております。
業務の生産性を向上する上で課題となっているのが注文書などの帳票をzipファイルに圧縮するという日本の習慣です。添付ファイルのzip圧縮は「文字コードやディレクトリ構成の関係で展開に失敗する」、「別送のパスワードが送られてこない・遅延する」、「パスワードがかかっておりウイルススキャンが行えない」など悪影響が多い一方でセキュア化にさほど貢献しません。
また「パスワードは本日の日付です」「パスワードは弊社/貴社の電話番号下4桁です(そして電話番号は署名欄に記載されている)」などと、ウイルススキャンを避けてウイルスを添付することを目的としてパスワードを掛けているのではないかと疑ってしまうようなケースも頻繁に目にします。
zipファイルにパスワードをかければ盗聴や宛先間違いが起きても安心といった誤認が広がることも社会的に悪影響があると考えております。
添付ファイルのパスワード付きzip化は機密情報の流出防止を目的とした手段が形骸化しているものと思われますが、そろそろ日本全体でこの現状を見直すべきタイミングではないでしょうか。
– 30kbの注文書PDFを20kbに圧縮して、手間に勝るメリットがあるでしょうか？
– 弊社宛の注文書を宛先を間違えて送付したり、メールが盗聴されたりした場合、添付ファイルが暗号化されていても弊社に当該製品をご注文頂くという事実は漏洩します。
実際にはあまり意味がないと思いつつも、「そういうルールだから」と従うのはごく短期的には楽で合理的です。しかしながら中・長期的にはどうでしょうか？zip圧縮に限らずそういった習慣が積み重なることが会社に、日本にどれだけ損失を与えているでしょうか？
特定の機関の認証のために必要、という意見もあるかもしれません。そういった認証は本来プライバシーやセキュリティを向上させることが目的ではないでしょうか。
自動で添付ファイルにパスワードを付けて別送するソリューションを適用しているので従業員の負担はかからない？取引先に展開する手間を負担させるのは合理的でしょうか？
パスワードをつけて圧縮する習慣のない諸外国は脆弱でしょうか？
パスワードをつけて圧縮して送ってくる企業はセキュリティが万全だという印象をお持ちでしょうか？
取引先がウイルススキャンをしにくくしたり、考え無しにウイルススキャンされていないファイルを開いてしまう習慣がついてしまったりということは社会全体ではセキュリティを低下させてしまうことにはならないでしょうか？
漏洩して困るのは添付ファイルだけでしょうか？漏洩を気にするのであればそもそも重要なメールを送る際に確認するプロセスや、意図しない相手に送られない仕組みを設ける、手動で宛先を入力しないといった対策の方が効果的ではないでしょうか？
・手数料をご負担頂くことを検討
かねてよりパスワード付きzipファイルは手数料をご負担頂く旨を特定商取引に関する法律に基づく表示に記載しておりましたが、よりルールを強化してパスワードの有無に限らずzipファイルについては一律手数料をご負担頂く形に変更させて頂きました。
十分な周知期間を設けた後に手数料のご負担を頂くことを検討しております。
これを機にzip化をルール付けている取引先の皆様におかれましては一律の添付ファイルのzip圧縮が本当に意味のあるものなのか、双方にかかる負担に勝るメリットがあるのか再考して頂ければ幸いです。
批判でも賛同でも構いません。zip圧縮にまつわる思いを皆様、ツイートして頂ければ幸いです。
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・株式会社サムライズムについて
サムライズムは国内トップクラスのソフトウェアソリューション提供経験を活かしJetBrains、GitHub、Datadog、Payaraなど海外のソフトウェア開発者向け製品ならびに、トレーニング、サービスを提供しております。
サムライズムのチームには外資系ツールやミドルウェアのテクニカルサポート、コンサルタント、トレーナー経験者がおり、お客様の要件に合わせた高度なご提案が可能です。
サムライズムは創業当初より請求書の郵送には手数料を頂戴しております。
株式会社サムライズム
英文表記: Samuraism Inc.
代表者: 山本 裕介
設立: 2013年3月
Webサイト: https://samuraismcom.samuraism.com/
Twitter: @Samuraism
・本リリースに関するお問い合わせ
株式会社サムライズム 代表 山本 裕介
電話: 03-4405-5117 (代表)
メール: info@samuraism.com